Saiba a importância de implementar uma gestão de processos em serviços de facilities para levar eficiência e qualidade na prestação dos serviços.
Uma boa gestão é fundamental para qualquer empresa, porém, quando falamos em serviços de facilities a gestão pode ser ainda mais fundamental. Por envolver diferentes tipos de serviços, assim como profissionais de diferentes áreas, a gestão de processos voltada para os serviços de facilities pode envolver diferentes etapas, que vão desde a contratação dos profissionais, o treinamento e a gestão da sua atuação na empresa contratante.
Portanto, como vimos brevemente, trata-se de uma gestão operacional que envolve diferentes tipos de serviços e exige uma equipe interdisciplinar para coordenar de forma eficaz todos os processos envolvidos.
Gestão de processos aplicada aos serviços de facilities
A gestão de processos implica considerar todas as etapas de funcionamento de uma organização. Isso significa que já não se pensa mais os setores de forma totalmente individualizada e sim como um organismo cujas etapas de funcionamento se complementam. Portanto, implica que pensemos os processos como continuidades, ainda que eles partam de um setor para outro dentro da empresa.
Ao aplicar a gestão de processos é preciso levar em conta algumas etapas essenciais para compreender o funcionamento da empresa e como os processos se conectam e complementam.
A primeira etapa é fazer o mapeamento dos processos e identificar como eles se relacionam e se há “sobras”, isto é, se existem fases que não agregam valor e tomam tempo de forma desnecessária. Isso é essencial para tornar mais eficiente tarefas relacionadas e que são fundamentais para a gestão.
Outra questão de suma importância é o tempo, por isso, ao mapear os processos a segunda etapa é gerir de forma eficiente o tempo entre os processos. Essa etapa é responsável por tornar mais eficiente, reduzir custos e aplicar esforços de forma mais assertiva e segura.
Ao compreender essas duas etapas e torná-las mais enxutas e eficientes é o momento de pensar em como manter esses processos em melhoria contínua. Na indústria esse processo é também chamado de Kaizen. Uma filosofia de negócios cujo foco é aplicar métodos com o objetivo de sempre melhorar, independente do que seja feito.
Portanto, ela envolve processos, tarefas, gerentes e colaboradores de forma geral, a ideia é sempre buscar melhores resultados através de práticas do dia a dia que promovam maior eficiência e qualidade.
Com isso, chegamos à quarta etapa, a qualidade dos processos. Aqui é importante olhar de forma global para as etapas e mantê-las sob uma gestão que visa a qualidade de todos os processos envolvidos, para então poder mensurar os resultados, a eficiência e a assertividade.
Gestão de facilities (Facilities Management)
Como vimos, a gestão de processos envolve diferentes etapas. No serviço de facilities existem complexidades bastante próprias do setor, pois existe o que podemos chamar de processos internos e externos que, no entanto, se complementam.
Por exemplo, uma empresa especializada em serviços de facilities precisa gerir processos internos: contratação de colaboradores, planos de gerenciamento técnico, equipe de gestores, demanda de clientes, contratos e muitos outros.
Por outro lado, há o gerenciamento externo, que envolve a alocação de colaboradores nas empresas contratantes, acompanhamento dos serviços realizados, gerenciamento de ativos, adequação às normas e regulamentações de diferentes tipos de serviços, entre outros.
Portanto, se construíssemos um organograma das etapas e processos, veríamos diversas ramificações em diferentes setores e frentes de trabalho. Não à toa, grandes empresas perceberam as vantagens de contar com uma empresa especializada que gerencie esses processos, liberando-as para focar em seus segmentos de atuação.
Por isso, a importância de contar com uma empresa especializada que saiba aplicar uma gestão eficiente de todos os processos envolvidos nos serviços de facilities. Eficiência e qualidade são palavras chaves que devem estar presente nas organizações nos seus diversos âmbitos, e é o que permite que continuem competitivas em um mercado sempre acirrado.
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