O evento corporativo está ganhando, cada vez mais, incentivo e espaço no planejamento estratégico das empresas. Isso porque, na situação econômica atual, elas sentem a necessidade de criar mecanismos de engajamento de seu público interno e externo.
Mas sabemos que elaborar um evento não é uma tarefa tão simples quanto parece, pois é necessário muita disposição e planejamento.
Você tem dúvidas sobre a organização de eventos corporativos? Com este post, apresentamos dicas fáceis e aplicáveis ao dia a dia. Então, leia o nosso miniguia completo!
Pré-evento
Defina a estratégia do evento corporativo
O primeiro passo para o sucesso do seu evento é definir as suas estratégias. Por isso, faça o briefing definindo o tema, a duração, as parcerias, o público, os custos e as melhores formas de divulgação.
O briefing deve ser realizado de acordo com os objetivos da construção do evento. Somente assim você conseguirá traçar as metas, como, por exemplo:
- realizar ações de confraternização dos colaboradores;
- motivar a sua equipe;
- promover a integração entre fornecedores e consumidores;
- atrair novos clientes com a sua marca;
- fazer o lançamento de um produto;
- fidelizar os clientes antigos.
Escolha a data e o local
A data deve ser observada com cuidado! Se for um evento para o público interno, o ideal é que o horário não atrapalhe o seu desempenho na empresa. Por isso, é necessário optar por um período em que não há tantas turbulências, para não prejudicar o fluxo de trabalho.
Outro critério que deve ser observado é o local. Ele precisa ser de fácil acesso, com estacionamento, limpo e organizado, em ambiente aconchegante. Também é necessário ter toaletes à disposição do público.
De preferência, opte por um local fora do ambiente organizacional em que os funcionários já estejam acostumados, para que eles consigam se desligar do ambiente rotineiro e possam aproveitar as estratégias de engajamento e integração de uma forma mais calma e objetiva.
Planeje com antecedência
De nada adianta criar um evento com uma semana de antecedência porque você vai precisar de tempo para:
- elaborar os materiais de divulgação (e imprimi-los);
- encontrar fornecedores que apresentem bom custo x benefício;
- providenciar a decoração do local;
- encomendar comidas e bebidas;
- fechar e fortalecer as parcerias.
Durante o evento
Faça um checklist do evento
Na chegada do grande dia, é necessário ter todos os contratos revisados e assinados. Dessa forma, você fica responsável somente por coordenar o horário em que cada fornecedor chegará e acompanhar a montagem/desmontagem.
Com o checklist, você tem tudo em uma planilha. Assim, se precisar contatar um fornecedor que se atrasou, possui tudo na palma da sua mão e não perde tempo.
Organize o credenciamento dos participantes
A chegada do público no evento também precisa ser organizada. As pessoas necessitam fazer o credenciamento para que você receba os dados dos participantes para realizar ações posteriores ao evento.
Além disso, com o mailing dos participantes, você realiza o envio de notícias, o convite para os próximos eventos, as pesquisas e, se for o caso, repassa os e-mails aos fornecedores para que eles façam a divulgação da sua marca.
Se o evento corporativo for destinado ao público interno, o credenciamento é uma forma de manter o seu cadastro atualizado para que você possa até mesmo enviar mensagens motivacionais que possam ajudá-lo em seu desempenho no trabalho.
Pós-evento
Valorize o feedback
O feedback é importante — o dos fornecedores e participantes mais a sua análise geral. Se possível, envie uma pesquisa de satisfação e faça um exame geral do evento, destacando os pontos fortes e fracos.
Para o público interno, é importante sempre proporcionar uma comunicação de mão dupla, ou seja, pergunte quais são as sugestões para o próximo evento. Sabendo da opinião dos funcionários, fica mais fácil criar estratégias de engajamento para os próximos.
Assim, para o próximo evento, você possui tudo detalhado sobre o que deu certo e o que precisa ser melhorado.
Sabemos que a realização de um evento corporativo exige tempo, organização e muito planejamento estratégico, mas, com o nosso miniguia, é possível realizar um evento com sucesso.
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