Um gestor tem que lidar com inúmeras tarefas ao longo do dia, e a tecnologia é um apoio para evitar erros. Nesse contexto, as ferramentas de produtividade não só auxiliam na organização do trabalho, mas também ajudam a ganhar tempo.

Para tanto, sites e aplicativos transformam o gerenciamento em uma atividade mais eficiente. Com eles, o profissional pode compartilhar e acompanhar tarefas com sua equipe, bem como aproveitar a mobilidade que a tecnologia proporciona. E, nesse sentido, sabemos que quando seu tempo de trabalho é mais eficiente, você ganha qualidade de vida!

Você, enquanto gestor de recursos humanos de sua empresa, já pensou em como seu colaborador renderia mais no trabalho se tivesse tempo o suficiente para curtir a família ou os amigos, praticar esporte etc?

Provavelmente o seu rendimento seria bem satisfatório! Em média 31% dos funcionários que gozam de qualidade de vida, ou seja, aqueles que têm tempo para o lazer e afins, experienciam a redução do estresse, e, por isso, se tornam mais produtivos no ambiente de trabalho.

Pensando nisso, fizemos uma seleção de 9 ferramentas de produtividade para ganhar tempo na empresa. Vamos conhecê-las?

1. Drive

Este é o sistema de armazenamento na nuvem do Google (desktop, iOS e Android), que possui, inicialmente, 15 GB. Com ele, você pode salvar todo tipo de arquivo e depois acessá-los de qualquer lugar.

A grande vantagem do Drive é que ele se integra às ferramentas essenciais como documentos, planilhas e apresentações, equivalentes ao pacote Office. Além disso, o Drive está conectado ao Gmail, o que facilita a anexação de arquivos.

Os arquivos também podem ser editados de forma compartilhada com outros colegas, o que garante agilidade no seu dia a dia. O Drive também é uma boa ferramenta de backup.

2. Trello

Quem precisa de um gerenciador de projetos tem uma boa opção com o Trello (desktop, iOS e Android). Ele simula um quadro — os chamados boards — dividido em colunas, que podem ser etapas de um projeto. Para cada lista, você define os cards, que são as tarefas relacionadas àquela etapa. Também é possível inserir links, subtarefas e anotações e o administrador conta com calendário e a possibilidade de compartilhar os boards.

Um dos grandes atrativos é que o seu funcionamento é simples e intuitivo. Dessa forma, fica fácil organizar e acompanhar projetos, dos mais simples aos mais complexos.

3. Google Calendar

O Google Calendar é uma das ferramentas de produtividade mais úteis no dia a dia corporativo. Assim como o Trello, que vimos no tópico acima, ele auxilia na organização com os compromissos profissionais. Com funcionalidades como programação inteligente de reuniões, lembretes de tarefas a cumprir, ou eventos da empresa, o software facilita a vida de seus usuários.

Outro ponto positivo é que o Google Calendar está diretamente conectado e integrado ao Gmail, Hangouts, Google Drive e Google Sites, o que se torna um diferencial da ferramenta!

4. Forest

Manter o foco é uma das maiores dificuldades atualmente. Com tanta distração disponível, uma ajuda externa pode ser uma boa opção para a otimização do tempo.

Nesse sentido, o Forest (iOS e Android) é a ferramenta é ideal para quem precisa de concentração. Ele é um misto de game com app de produtividade. Funciona assim: você precisa fazer com que árvores cresçam e, para isso, não deve usar o celular. Assim, quanto mais tempo longe do smartphone, mais pontos você acumulará.

Se a sua equipe gosta de metas e afins, o game pode ser a motivação que sua equipe precisava para manter o foco!

5. Canva

O foco principal dessa plataforma é apresentar um layout de extrema qualidade para campanhas de divulgação nas redes sociais, como Facebook, Pinterest, Instagram entre outros. 

Ele é eficiente para divulgar a sua marca ou atingir êxito em sua campanha visual, garantindo que sua empresa ganhe notoriedade e identidade. O melhor de tudo? É bem fácil de usar, por isso a relação com o ganho de produtividade.

O app disponibiliza, gratuitamente, layouts que podem ser utilizados na maioria das redes sociais, com diferentes formatos, propostas e muito mais. Caso não queira usar os modelos prontos, pode se inspirar e criar suas próprias peças. Para ter acesso à ferramenta, basta baixar o app em seu celular, disponível na Google Play para Android e App Store para IOS. 

Lembre que o fluxo nas redes sociais (Facebook, Google, Instagram etc.) atinge cerca de 3 bilhões de pessoas diariamente. Então, alcançar uma pequena porcentagem desse total com um trabalho de layout bem-feito e que chame a atenção do público é algo muito positivo!

6. Skype

Hoje, as reuniões não precisam mais ser presenciais. Isso facilita a vida do grupo de trabalho e agiliza a tomada de decisões. Com o Skype (desktop, iOS e Android), você faz chamadas de voz e vídeoconferências. Assim, se um membro de sua equipe estiver fora do escritório, não é necessário adiar uma reunião.

7. Hashtrack

Plataforma de acompanhamento de equipe e projetos, o Hashtrack permite controle de tempo dedicado a cada tarefa ou cliente. Com essa ferramenta, fica mais fácil estimar o prazo de cumprimento de projetos com a visualização de horas trabalhadas. Além disso, o gestor pode montar equipes, analisar os custos e fazer anotações sobre o andamento.

A ferramenta se integra com o Drive e Trello e gera relatórios em PDF e para o Excel. Tudo funciona online, sem aplicativos. Por isso, usuário deve acessar a versão mobile da ferramenta no navegador do smartphone.

8. Asana

Asana é um software desenvolvido na Califórnia, em 2008, pelo cofundador do Facebook, Justin Moskovitiz, e pelo engenheiro Justin Rosenstien.

O Asana tem como principal função organizar um grupo de colaboradores online. Interligado ao Trello, dando origem a criação de projetos em quadros ou listas, cumprindo com sua principal proposta, que é uma proposta.

9. PPRA

O PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), regulamentado na NR-9 ( Norma Regulamentadora 9), é uma ferramenta do programa de saúde e segurança do trabalho. Como funciona? Com a ferramenta, há uma análise laboratorial sobre os riscos ambientais que o funcionário pode estar exposto ao desempenhar uma determinada função. 

A real função desta ferramenta é, garantir por meio da antecipação, a preservação da saúde e da integridade física de seus colaboradores.

Assim, a prioridade é proteger a integridade dos funcionários, evitando problemas de saúde por meio da antecipação.  

Com o uso dessas ferramentas, o dia a dia de trabalho flui com mais agilidade e eficácia, o que garante que o funcionário reduza seu nível de estresse e não leve problemas da empresa para casa, prejudicando o convívio familiar.

Então, ao empregar esses facilitadores da rotina na empresa, todos saem ganhando: os funcionários se sentem motivados para desempenhar sua função da melhor maneira possível, enquanto empregadores veem suas empresas crescerem saudáveis.

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